Evrak arşivleme ve dosyalama yönetimi
TalentHub İK ile Evrak Arşivleme ve Dosyalama Yönetiminde Dijital, Güvenli ve Yasal Uyumlu Çözümler
Belgeleriniz Güvende, Süreçleriniz Kontrol Altında
Modern iş dünyasında bilgiye hızlı erişim, yasal uyumluluk ve veri güvenliği her zamankinden daha fazla önem taşıyor. Bu nedenle kurumların insan kaynakları, finans, muhasebe, hukuk ve idari birimlerinde oluşan tüm evrakların düzenli, erişilebilir ve güvenli bir şekilde arşivlenmesi kritik bir ihtiyaç haline gelmiştir.
TalentHub İK olarak, şirketinize özel evrak arşivleme ve dosyalama yönetimi çözümleri sunuyoruz. Fiziksel ve dijital arşivleme süreçlerini profesyonelce yönetiyor; belgelerinizi, kanuni saklama sürelerine uygun şekilde güvenle saklıyor, sınıflandırıyor ve erişilebilir hale getiriyoruz.
Neden Profesyonel Evrak Arşivleme Hizmeti?
⚠️ Belgelerin kaybolması
⚠️ Bilgilere zamanında ulaşılamaması
⚠️ Yasal denetimlerde ceza riski
⚠️ KVKK ve iş kanununa aykırı veri saklama
⚠️ Fiziksel depolarda düzensizlik
Tüm bu riskler, şirketlerin itibarını ve operasyonel verimliliğini doğrudan etkiler. TalentHub İK’nın sunduğu evrak arşivleme çözümleri sayesinde, bu riskleri ortadan kaldırabilir ve kurum içi süreçlerde %100 verimlilik sağlayabilirsiniz.
1. Fiziksel Evrak Arşivleme Yönetimi
TalentHub İK, fiziki evrakların sistematik şekilde saklanmasını, düzenlenmesini ve gerektiğinde hızlıca bulunmasını sağlayan bir yapı kurar.
📁 İnsan kaynakları belgeleri
📁 Personel dosyaları (özlük evrakları, disiplin belgeleri, izin formları vb.)
📁 Maaş bordroları, sözleşmeler, performans değerlendirme evrakları
📁 SGK ve vergi belgeleri
📁 Eğitim, oryantasyon ve gelişim evrakları
📁 İzin belgeleri, yıllık hakediş çizelgeleri
📁 İstifa ve fesih evrakları
Hizmet Kapsamı:
✅ Evrak toplama ve sınıflandırma
✅ Kategori bazlı dosyalama sistemi oluşturma
✅ Arşiv etiketleme ve raf düzeni kurma
✅ Yasal saklama süresi takibi
✅ Periyodik denetim ve raporlama
✅ Arşiv alanlarının düzenlenmesi ve optimize edilmesi
2. Dijital Arşivleme ve Elektronik Belge Yönetimi
Artık fiziksel dosyalar kadar, hatta onlardan daha fazla önem taşıyan dijital evrakların yönetimi de kurumsal başarının temel yapı taşlarındandır.
💻 Dijital bordrolar
💻 E-imzalı sözleşmeler
💻 Online izin belgeleri
💻 Performans formları
💻 E-posta ekleri
💻 Başvuru ve mülakat formları
Sunduğumuz Dijital Hizmetler:
🔐 Belge tarama ve dijitalleştirme
🔐 E-imza ve zaman damgası entegrasyonu
🔐 Dosya isimlendirme ve metaveri sistemi
🔐 Erişim yetkilendirme ve kullanıcı kontrolü
🔐 Bulut tabanlı veya yerel dijital arşiv sistemi kurulumu
🔐 KVKK ve ISO 27001 standartlarına tam uyumlu veri saklama
🔐 Otomatik yedekleme ve veri kurtarma sistemleri
Avantajları:
-
Anlık belge erişimi
-
Fiziksel yer tasarrufu
-
Uzaktan çalışma sistemleriyle uyumluluk
-
Belge paylaşımında hız ve güvenlik
-
Veri kaybına karşı yüksek güvenlik önlemleri
3. Personel Özlük Dosyalarının Yönetimi
TalentHub İK olarak en çok dikkat ettiğimiz alanlardan biri de özlük dosyalarının eksiksiz ve yasal gerekliliklere uygun şekilde oluşturulmasıdır.
Özlük Dosyasında Olması Gereken Temel Belgeler:
📌 Nüfus cüzdanı fotokopisi
📌 İkametgah belgesi
📌 Sağlık raporu
📌 Sabıka kaydı
📌 SGK giriş bildirgesi
📌 İş sözleşmesi
📌 Eğitim belgeleri
📌 Performans ve disiplin kayıtları
📌 İzin formları, raporlar
TalentHub İK, bu belgelerin eksiksiz temin edilmesini, saklanmasını, gerektiğinde güncellenmesini sağlar. Ayrıca dijital ortama aktarımını ve denetime hazır bir formatta saklanmasını sağlar.
4. Yasal Uyum ve KVKK Gerekliliklerine Tam Uyum
📌 4857 sayılı İş Kanunu
📌 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)
📌 SGK Mevzuatı
📌 ISO 27001 – Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi
Tüm hizmetlerimiz bu yasal düzenlemelere uygun şekilde yürütülmektedir. Belgelerin saklanma süreleri, erişim izinleri, imha politikaları ve dijital güvenlik önlemleri titizlikle uygulanır.
5. Sektöre Özel Arşivleme ve Dosyalama Hizmetleri
Her sektörün arşiv yapısı ve belge türleri farklıdır. TalentHub İK, sektörünüze özel çözümler sunar:
🏥 Sağlık sektörü: Sertifika, vardiya çizelgeleri, mesai evrakları
🏢 Hizmet sektörü: Sözleşmeler, performans belgeleri, müşteri dosyaları
🏗 İnşaat sektörü: Şantiye kayıtları, saha personel izin belgeleri
🎓 Eğitim sektörü: Öğretmen özlük dosyaları, eğitim belgeleri
🚛 Lojistik: Şoför ehliyet ve taşıma belgeleri, rota evrakları
6. Evrak İmha ve Saklama Süreleri Yönetimi
Belgelerin yalnızca saklanması değil, yasal süre dolduğunda imha edilmesi de bir zorunluluktur. TalentHub İK bu süreci yasal çerçevede yürütür:
🗑 Yasal saklama süresi dolmuş evrakların tespiti
🗑 İmha tutanakları oluşturma
🗑 Güvenli fiziksel ya da dijital imha işlemi
🗑 İmha sürecinin raporlanması ve denetlenebilir hale getirilmesi
7. Neden TalentHub İK?
✅ 10+ yıllık İK deneyimi
✅ KVKK ve İş Kanunu’na %100 uyum
✅ Fiziksel ve dijital arşiv sistemleri
✅ Denetime hazır özlük ve kurumsal belgeler
✅ Uzman personel ve profesyonel arşiv araçları
✅ Kuruma özel entegrasyon ve eğitim desteği
8. Sık Sorulan Sorular (SSS)
Evrakları ne kadar süre saklamak zorundayız?
İş Kanunu’na göre bordro, izin ve sözleşme gibi belgeler genellikle 10 yıl boyunca saklanmalıdır.
Evrakları dijital ortamda saklamak yeterli midir?
Evet, ancak bu saklama yöntemi e-imzalı veya taranarak onaylanmış olmalı ve KVKK’ya uygun bir sistemde korunmalıdır.
Personel dosyaları eksikse ceza alır mıyım?
Evet. SGK ve İş Müfettişleri denetimlerinde eksik dosyalar ciddi idari para cezalarına neden olabilir.
Arşivleme sistemini nasıl başlatabilirim?
TalentHub İK olarak, ön analiz ve belge envanteriyle süreci başlatıyor, sonrasında kurumsal arşiv sisteminizi adım adım kuruyoruz.